PŘÍPRAVA KONFERENCE A - Z

Konference, kongres, výjezdní zasedání, kick-off meeting, seminář – všechna tato vyjádření znamenají vesměs jedno - dlouhé přípravy, velké množství hostů a široké portfolio dodavatelů.

A právě přípravě úspěšné konference se budeme krok za krokem věnovat v tomto článku.UložitUložit

PŘÍPRAVA KONFERENCE A - Z

Shrňme si, na co vše je nutné se připravit při plánování vaší konference:

TERMÍN KONFERENCE

S dostatečným předstihem (alespoň 6-12 měsíců) si napevno zvolte termín konání vaší konference. Obecně platí, že čím větší důležitost vaší konferenci přikládáte a více hostů očekáváte, tím více času na přípravu budete potřebovat.

POČET HOSTŮ KONFERENCE

Další klíčovou otázkou je množství pozvaných hostů účastníků konference, VIP hostů, VIP managementu, celebrit. Počet hostů je klíčovým faktorem ovlivňující zajištění vyhovujícího konferenčního/kongresového objektu či hotelu.

LOKALITA aneb MÍSTO KONÁNÍ KONFERENCE

Pro Vás, coby zadavatele či pořadatele firemní konference může být důležitou otázkou, odkud budou na konferenci hosté přijíždět nebo přilétat. Jednoduchou analýzou Vám tak vyjde vhodná lokalita a místo konání, ze kterého budou všichni pozvaní hosté nadšeni.

Dále si můžete položit otázku, co byste rádi pozvaným hostům konference nabídli nad rámec oficiálního konferenčního programu – mají to být kulturní či městské zážitky nebo naopak konference v krásném přírodním prostředí s poklidným doprovodným outdoorem? Skutečně záleží jen na Vás a charakteru plánované konference.

PROGRAM KONFERENCE A TECHNICKÉ ZAJIŠTĚNÍ

Program konference, její významnost a hosnost kladou různě široké nároky na zajištění audiovizuální techniky a úpravu hlavního konferenčního sálu. V dnešní moderní době je velké frontální plátno pro prezentace a konferenční ozvučení holým základem, který na mnohých firemních eventech již nestačí.

Zvukařský a především „světelný průmysl“ dnes disponuje neuvěřitelným množstvím bodových, laserových, modelačních světel, které jsou osazeny plně programovatelnými „chytrými“ hlavami. Rovněž možnosti programovatelných výkonných laserů, které kreslí a vypráví celé příběhy, jsou téměř nekonečné, ovlivněné pouze vaší fantazií a leckdy i finančním rozpočtem.

Dalším trendem současné kongresové doby jsou celoplošné efektové či obsahové projekce, kdy je celý obvod sálu jedním velkým promítacím plátnem, výkonné projektory mezi sebou komunikují a vytváří 360° projekci. V efektové rovině se poté můžeme bavit o kombinaci zdvojených projekcích na polopropustná plátna vytvářející 3D efekt.

A NYNÍ K PROGRAMU KONFERENCE. Společnost, která investuje nemalé prostředky do připravované firemní konference, chce na prvním místě sdělit hlavní obsah. Nicméně, pro řečníka není nic horšího než ospalé či dokonce znuděné publikum. Vedle obsahu firemního sdělení, myslete především na posluchače, na jejich bdělost a jejich zábavu a hlavně tzv. WOW efekt. Programové obsahové bloky vaší firemní konference prokládejte zábavnými vstupy herců, akrobatů umělců nebo nevšedním hudebním vystoupením, obrazovými či světelnými efekty. Zjednodušeně řečeno – buďte nápadití a myslete na své hosty.

AKTIVNÍ ZAPOJENÍ HOSTŮ DO KONFERENCE - KONFEREČNÍ APLIKACE

Co si v dnešní moderní době lze pod tímto klišé představit? V hlavní řadě se jedná o diskuzi s řečníkem, případně tzv. DOTAZY POSLUCHAČŮ. Můžete zmínit, že hosté se ostýchají vystoupit se svým dotazem na veřejnosti, proto je k dispozici speciální konferenční aplikace pro mobilní telefony, do které jednoduše zapíšete svůj dotaz, poznámku. Řečník vidí dotaz téměř okamžitě a je čistě na organizátorech, zda stream dotazů zveřejní či nikoliv. Aplikace rovněž umožňuje hlasování, výzkum „veřejného mínění“, řazení témat dle oblíbenosti apod.

ZAJIŠTĚNÍ CATERINGU KONFERENCE

Je nutné si uvědomit, že kvalitní občerstvení po celou dobu Vaší konference je klíčem k úspěchu.

Bohužel je to tak! Sebelépe zorganizovaná firemní akce bez zajištění základních fyzických potřeb, což znamená množství chutného a nápaditého jídla a pití, komfortního ubytování a klidného prostředí pro spánek, nebude mít kýžený úspěch, potažmo, tak kladné hodnocení, jak byste očekávali vzhledem k investovanému úsilí.

Další vlastností výjimečného cateringu na firemních konferencích a kongresech je jeho finanční nákladnost. Při svých plánech na pořádání vaší konference, počítejte s tímto faktem a nebojte se - vyjímečný catering znamená spokojeného hosta a tedy i pozitivní dojem z vaší konference!

UložitUložit