Organizace kongresů a konferencí na míru

Jak probíhá organizace konference nebo kongresu?

1. Analýza potřeb klienta

Každý projekt začíná osobní konzultací, během které společně definujeme cíle akce, cílovou skupinu, počet účastníků, rozpočet i očekávaný výsledek. Díky tomu dokážeme navrhnout ideální koncept konference přesně podle vašich požadavků.

2. Výběr vhodné lokality a konferenčních prostor

Na základě charakteru akce doporučíme nejvhodnější konferenční prostory v ČR i zahraničí. Zajistíme konferenční hotely, kongresová centra, netradiční prostory i exkluzivní lokality pro VIP setkání. Při výběru zohledňujeme dostupnost, kapacitu, technické vybavení i celkovou atmosféru místa.

3. Návrh programu a scénáře akce

Připravíme detailní scénář celé konference včetně časového harmonogramu, vystoupení řečníků, networkingových aktivit a doprovodného programu. Součástí může být moderátor, panelové diskuze, workshopy, gala večer nebo teambuildingové aktivity.

4. Technické a produkční zajištění

Postaráme se o kompletní technické zabezpečení akce. Zajišťujeme ozvučení, osvětlení, LED obrazovky i projekční techniku. Samozřejmostí je zkušený produkční tým přímo na místě.

5. Registrace účastníků a eventové technologie

Zajistíme profesionální registrační systém, online registraci účastníků, tisk jmenovek, eventové aplikace, hlasovací systémy i kompletní komunikaci s účastníky před akcí i po jejím skončení.

6. Catering a doprovodný program

Součástí našich služeb je také zajištění cateringu, coffee breaků, společenských večerů, kulturního programu, vystoupení umělců nebo networkingových aktivit. Každý detail připravujeme tak, aby účastníci odjížděli s nezapomenutelným zážitkem.

7. Realizace a koordinace akce

V průběhu celé akce je vám k dispozici zkušený produkční tým, který koordinuje všechny dodavatele, řeší operativní změny a dohlíží na bezproblémový průběh konference. Vy se tak můžete plně věnovat svým hostům a obchodním partnerům.

8. Vyhodnocení a následná komunikace

Po skončení akce připravíme vyhodnocení, fotogalerii, video report, statistiky účasti nebo zpětnou vazbu od účastníků. Díky tomu můžete efektivně měřit úspěšnost celé akce a plánovat další ročníky.

O co všechno se postaráme?

V rámci organizace kongresů, konferencí a firemních eventů zajišťujeme kompletní servis na klíč. Postaráme se o každý detail, abyste se mohli plně věnovat svým hostům a obchodním partnerům.

✔ Výběr vhodné lokality a konferenčních prostor – doporučíme ideální místo pro konání konference, kongresu nebo firemního setkání dle počtu účastníků, rozpočtu a charakteru akce.

✔ Rezervace a zajištění ubytování – zajistíme konferenční hotely, ubytování pro účastníky i VIP hosty v ČR i zahraničí.

✔ Kompletní dopravu a transfery – zajistíme dopravu na konferenci, letištní transfery, shuttle servis i logistiku účastníků během celé akce.

✔ Návrh konferenčního cateringu a menu – připravíme coffee breaky, pracovní obědy, gala večeře i tematický catering přesně podle vašich požadavků.

✔ Výběr moderátorů, řečníků a hostů – doporučíme vhodné keynote speakery, moderátory nebo inspirativní osobnosti dle tématu konference.

✔ Komplexní technické zajištění konference – zajistíme ozvučení, osvětlení, projekční techniku, LED stěny i tlumočnickou techniku.

✔ Doprovodný a večerní program – připravíme networkingové aktivity, galavečery, teambuildingové programy, kulturní vystoupení i zábavný večerní program.

✔ Grafické práce a branding prostor – navrhneme pozvánky, registrační materiály, branding konferenčních prostor, navigační systém i reklamní předměty.

✔ Multimediální obsah a eventové prezentace – vytvoříme videa, animace, znělky, prezentace a další multimediální obsah pro profesionální průběh akce.

✔ Eventové aplikace a registrační systémy – zajistíme online registraci, mobilní aplikace pro účastníky, hlasovací systémy i networkingové platformy.

✔ Fotodokumentaci a videodokumentaci akce – profesionálně zdokumentujeme celý průběh konference včetně fotografií, aftermovie a reportážních videí.

Typy konferencí a kongresů, které organizujeme

Každá konference má jiné cíle, cílovou skupinu i požadavky na organizaci. Díky více než 27 letům zkušeností zajišťujeme organizaci konferencí, kongresů a firemních eventů všech velikostí.

Firemní konference

Organizujeme firemní konference zaměřené na interní komunikaci, prezentaci výsledků, strategická setkání nebo vzdělávání zaměstnanců. Zajistíme kompletní produkci, technické zabezpečení i doprovodný program.

Odborné kongresy a semináře

Připravujeme odborné kongresy, konference a semináře pro profesní asociace, odborné společnosti i firemní klientelu. Samozřejmostí je registrace účastníků, konferenční technika, tlumočení i odborný doprovodný program.

Mezinárodní kongresy

Máme zkušenosti s organizací mezinárodních kongresů a konferencí v ČR i zahraničí. Zajišťujeme logistiku zahraničních hostů, simultánní tlumočení, ubytování i kompletní produkční servis.

Hybridní a online konference

Moderní technologie umožňují propojit osobní účast s online přenosem. Zajistíme vám hybridní i plně online konference včetně streamování, interaktivních nástrojů a profesionální technické podpory.

Management meetingy a obchodní setkání

Zajišťujeme organizaci management meetingů, obchodních konferencí, dealerských setkání a VIP eventů, které podporují rozvoj obchodních vztahů a efektivní networking.

Produktová školení a roadshow

Připravujeme produktová školení, roadshow a prezentační akce zaměřené na představení nových produktů, služeb nebo firemních strategií.

Tiskové konference a mediální eventy

Organizujeme tiskové konference, mediální setkání a PR eventy včetně kompletního technického a produkčního zajištění.

Výroční setkání a firemní summity

Pomáháme klientům realizovat výroční konference, firemní summity a setkání zaměstnanců, která posilují firemní kulturu, motivaci a týmovou spolupráci.